Инструкция за създаване и оформяне на документите в публичната администрация



страница1/3
Дата18.11.2017
Размер441.85 Kb.
Размер441.85 Kb.
  1   2   3

http://nuveo.bg/data/uploads/media/clients/36/c_e43db5985cc02846b215789bf99ffef4.jpg
ИНСТИТУТ

ПО ПУБЛИЧНА АДМИНИСТРАЦИЯ




ПРАКТИЧЕСКА ИНСТРУКЦИЯ

ЗА СЪЗДАВАНЕ И ОФОРМЯНЕ НА ДОКУМЕНТИТЕ В ПУБЛИЧНАТА АДМИНИСТРАЦИЯ

Институт по публична администрация

София, 2014 г.
Уважаеми колеги,

Институтът по публична администрация подготви настоящата Практическа инструкция за създаване и оформяне на документите в публичната администрация, която да послужи за правилното и прецизно изготвяне на документите, създавани в централната и териториална администрации. Практическата инструкция представя в общ план и основните процеси, свързани с движението на документите, тяхното съхраняване и запазване в учрежденския архив на ведомството.

Настоящата Практическа инструкция, наричана за краткост по нататък „инструкцията“, е съставена на основание на приетите с Постановление № 123 на Министерския съвет от 25.05.2009 г. (ДВ, бр. 42 от 05.06.2009 г.) изисквания за институционална идентичност на администрациите и Инструкция № 1 за институционална идентичност на администрациите (ДВ, бр. 64 от 11.08.2009 г.), Закона за националния архивен фонд (ДВ, бр. 57 от 2007 г.), Закона за електронното управление (ДВ, бр. 46 от 2007 г.), Наредбата за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител (ДВ, бр. 48 от 2008 г.), Наредба № 1 за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общински институции (ДВ, бр.17 от 2009 г.)., както и на издадените от Българската академия на науките правила за правопис и пунктуация на българския език.

Инструкцията, която сме подготвили, има амбицията да помогне на служителите в публичния сектор при изготвяне и оформяне на различна по вид организационно-разпоредителна документация, в рамките на служебните им задължения. В приложения към инструкцията сме представили примерни образци на най-често създаваните от служителите документи, оформени съгласно изискванията за институционална идентичност на администрациите.

В отделен раздел на инструкцията сме представили правилата, които най-често се използват при съставяне на текстовете на документи, съгласно българските правила за правопис и пунктуация. Тяхното спазване и съблюдаване е задължително изискване в работата на държавната администрация.

Постарали сме се да обобщим и представим в кратък вид информация за основните деловодни процеси в рамките на организацията на работата с документи в административните структури от публичния сектор.

И накрая, нека не забравяме, че сами по себе си, създадени да носят информация, документите имат свой самостоятелен живот, от момента в който възникнат до момента, в който се пристъпи към тяхното отлагане за съхраняване и запазване. Или накратко, постарали сме се да представим информация за съхраняването, запазването и архивирането на документите в учрежденските архиви.

Надяваме се, Практическата инструкция да послужи на служителите, работещи в публичната администрация в ежедневната им работата с документите.



Съдържание
Предговор ………………………………………………………………… - 2

І. Създаване на документи ……………………………………………... - 4

1. Съставяне на документите ……………………………………… - 4

2. Оформяне на документите ……………………………………… - 11

ІІ. Организация на работата с документите в публичната администрация ………………………………………………………….. - 16

  1. Документооборот ………………………………………………. - 17

  2. Движение на документите – работни процеси ……………... - 18

ІІІ. Архивиране на документите в публичната администрация … - 21

  1. Съхраняване и използване на документите ………………. - 21

  2. Отговорности на административните структури при работа с

документи………………………………………………………………… - 22

Описание на приложенията …………………………………………… - 23

І. Създаване на документи.

Кое налага създаването на документите?

Управлението на държавата се извършва посредством закони, укази, постановления, решения, разпореждания, тези управленски документи предполагат изпълнение на определени разпоредби, водещи след себе си създаването на различни по вид и форма документи.

Документирането на управленската дейност е свързано със записване по установен ред и форма на необходимата за управлението информация.

Създаден сам по себе си, документът носи определена информация, която дава възможност да се проследят процесите, движещи обществото. В това се състои и основната функция на документа – да информира. За да достигне написаната в документа информация по предназначение, трябва да се реализира следващия важен момент, осъществяване на комуникацията между заинтересованите страни.

Ежедневната комуникация между административните структури, гражданите и юридическите лица, реализирана на основата на документационен обмен на информация, предполага високо ниво на административно общуване, включващо добре изготвени и съставени документи. Изпълнени, тези изисквания създават у заинтересованите страни/потребителите на административни услуги убедеността за сигурност, категоричност и професионализъм по отношение на получената информация.

Създаването на документите включва два етапа: съставяне и оформяне.


  1. Съставяне на документи

Съставянето на документи е творческо-логически процес, при който се формира съдържанието на документа.

Стилът на изготвяне на съдържателната част на документите в публичната администрация е официално-делови. Характерен е със строго регламентирани езикови изисквания, съгласно които при изготвянето на документите съзнателно се избягва индивидуализация и езикова оригиналност. Авторът на документа и неговия адресат се намират в официални отношения и езиковите средства се определят от нормативната уредба, а не от субективната гледна точка.

Официално-деловият стил се е наложил в работата на държавната администрация при комуникацията й както между отделните административни структури, така и при контактите с граждани, използва се и в междудържавните отношения.

Отличителни характеристики на официално-деловия стил са: точност, лаконичност, конкретност, яснота на формулировките, стандартизация на лексиката и терминологията.

Разграничават се три подстила на официално-деловия стил:



  1. законодателен;

  2. дипломатически;

  3. административно-делови.

Предвид разглежданата тема, ще представим особеностите на последния – административно-деловия стил.

Административно-деловият стил е широко използван в работата на държавната администрация. Специфични негови особености са строгата стандартност, лексикална ограниченост, липсата на емоционалност и експресивност, императивност, точност и коректност, рационалност и вежливост.

Чрез този стил се осъществява комуникацията в сферата на държавното управление, административно-правната дейност, финансите и др. Задължителен е при изготвянето на служебните доклади, разпореждания от висшестоящите към подведомствените административни структури, учрежденската документация и кореспонденция.
1.1 Структуриране съдържателната част на документите.

В зависимост от съдържателната си част, документите създавани от служителите в публичната администрация имат различна типология. Можем да ги квалифицираме в няколко групи текстове – информационни, аргументативни, нормативни и протоколни, а според принадлежността си към различни сфери на дейност – административно-управленски, юридически, икономически, търговски, дипломатически, военни и др.

Многообразието и спецификата на документите създавани в рамките на публичния сектор е голямо, предвид основната ни цел, ще се спрем на най-голямата група документи, създавана в сферата на административното управление, а именно общоадминистративните документи, тяхното съставяне и оформяне.

Общоадминистративните документи се делят на две големи групи:



  1. организационно-разпоредителни документи – заповед, решение, указ;

  2. справочно-информационни документи – доклад, докладна записка, информация, служебно писмо, отчет, протокол, списък, справка.

Съобразно начина на постъпване и създаване, можем да разделим общоадминистративните на документи на вътрешни, външни и изходящи документи.

Вътрешни документи за административните структури са:



  • заповеди, решения, инструкции, правилници;

  • докладни записки, доклади, отчети, становища, справки, информации;

  • планове, графици, протоколи;

  • писма между структурните звена на учреждението;

  • заявления на служителите;

  • служебни бележки.

Изходящи документи за административните структури са:

  • доклади, становища, информации, отчети, справки;

  • проекти на актове, които се изпращат за съгласуване със заинтересованите страни;

  • инициативни писма, с които се инициира работа по тема, значима за определена административна структура, като за нейната реализация се търси съдействие от други административни органи;

  • отговори по входяща кореспонденция;

  • съпроводителни/придружителни писма.

Входящи документи за административните структури са:



  • пристигащите чрез куриерски фирми или лично подадените от гражданите в учреждението писма, придружени или не от допълнителни документи;

  • електронно подписани писма.

Практиката показва, че най-често изготвяни от служителите са следните документи:

  1. служебно писмо,

  2. доклад,

  3. докладна записка,

  4. заповед,

  5. протокол.


1.1.1 Изготвяне на служебно писмо
За да се постигне успех в изготвянето на служебните документи, съставителите им е необходимо да:

  1. притежават добра образователна и езикова култура;

  2. познават установените държавни изисквания за съставяне на документи;

  3. познават необходимата терминология в областта, в която се изготвят документите;

  4. спазват етичните норми на деловата култура.

Преди да се пристъпи към съставянето на служебно писмо, неговият автор трябва да има предвид 7-те принципа при изготвянето на служебната кореспонденция:



  1. Пълнота – съдържателната част на писмото да дава яснота и пълнота по отношение на поставените въпроси или изисканата информация.

  2. Краткост – отстраняване на многословните изрази, излагане на важните моменти тактично и кратко, не се представя информация, която вече е ясна.

  3. Уважение – употребява се „Ние“, „Вие“, вместо „Аз“.

  4. Конкретност – необходимо е да се правят действени изявления, избират се точни изрази, като се избягват дългите словесни изявления, ориентираност към повече конкретика.

  5. Яснота – използват се познати и общоизвестни думи и изрази.

  6. Учтивост – добронамереност и избягване на изрази, които могат да подразнят, наранят или унижат адресата.

  7. Коректност – текстът трябва да бъде написан съгласно изискванията на българските правописни норми, без небрежни пропуски.

Работата по съставяне на служебното писмо включва следната последователност от дейности:



  1. обмисляне съдържанието на писмото, каква е неговата цел;

  2. определяне на аудиторията/лицето, до което ще бъде изпратено служебното писмо;

  3. определяне на проблема, който ще бъде изложен/представен в писмото;

  4. изработване на схема и проект на служебното писмото.

Определяне на основната цел на служебното писмо.

На първо място, трябва да се изясни каква е идеята за изготвяне на писмото: да се представи информация, да се изиска такава, да се изяснят обстоятелства, да се напомни за предстоящо мероприятие, да се отправи покана и др. Разнообразна е тематиката на този вид документ.

След като е определена целта и адресата, до който ще бъде изпратено писмото, трябва да се изясни какво ще се представи като обстоятелства/аргументи, факти/цифри в подкрепа на вече определената цел. Когато към писмото е необходимо да се добавят приложения, таблици, справки, брошури, схеми, чертежи, същите се подготвят предварително и описани в реквизит „Приложение“ към него.

Изложението на служебното писмо се изработва предварително в схематичен вид, с приоритизиране на важните проблеми/въпроси, които е необходимо да бъдат представени. Едно недобре подредено писмо говори за неорганизираност и нелогична мисъл на неговия автор.

Може да се избира между два вида схематизиране на служебното писмо:



  1. директен подход – за директна молба/предложение, изложение, добри новини;

  2. недиректен подход – за отказна информация и мотивирана молба.

Директният подход означава, че писмото започва с главната идея, а при недиректния подход, главната идея се излага накрая.

Когато се очаква получателят да посрещне благоприятно информацията в писмото, може да се използва директния подход, започва се с главната идея или с добрите новини. След това е необходимо да се даде нужната пояснителна информация – в един или няколко абзаца, и да се завърши с подходящо вежливо заключение.

Директният подход може де се използва, ако искането/проблема не се нуждае от допълнителна аргументация, тъй като се очаква получателят на писмото да отговори положително. Тази схема може да се използва за съобщаване на положителни новини, в случай, че същите редовно се предоставят и актуализират между административните структури.

Началният и последният абзац заемат важно място във всяко делово писмо. В началото и в края на служебното писмо се поставят положителните новини и идеи. Добре е то да започва с добрата новина и благоприятното за получателя съобщение.

Недиректният подход се използва при писма, в които се представя неблагоприятен отговор или се съобщава неблагоприятна за получателя информация, в този случай е необходимо в началото на писмото да се съобщи нещо положително, нещо, което и двете страни споделят и одобряват. По този начин се смекчава отрицателната реакция на получателя на писмото, подготвяйки го за приемане на неблагоприятното съобщение, спокойно, без възмущение.

Началото на всяко писмо е съпроводено от обръщение, което изразява уважението на неговия автор към адресата.

Последният абзац на служебното писмо съдържа положителни послания. Извиненията и отрицателните моменти се излагат в текста на финалния абзац. Краят на писмото е оставен за учтиво предложение за по нататъшно сътрудничество и готовност за оказване на помощ при необходимост. Ако обаче, с писмото се изисква някаква информация, документи или др. се използва формулата „моля“ или изрази в условно наклонение „бихте ли …“.

След като служебното писмо е вече обмислено и структурирано, необходимо е да бъде написано на чернова или да се пристъпи директно към набирането му на компютър.

Писмата с повтарящо се съдържание или кратките писма обикновено се пишат в окончателен вид, разпечатват се, подписват се и се изпращат по предназначение. Важно изискване при изготвяне на кратки писма е да бъдат избрани най-подходящите ясни и точни изрази и думи, за да може текстът бързо да бъде разбран.

По-дългите писма се нуждаят от внимателна проверка, редакция и корекции. След като е изготвен проектът на едно дълго и сложно като проблематика писмо е необходимо то да бъде прецизирано отново от гледна точка на съдържанието и стила, да бъде извършена проверка по отношение на пълнота и стегнатост на текста, яснота, учтивост и коректност. Накрая е необходима проверка за правилен правопис, след което писмото може да бъде изпратено до адресата.


1.1.2 Изготвяне на доклад.
Докладът е аналитичен документ, разглеждащ конкретна ситуация с представен план за нейното разрешаване.

В публичната администрация изготвянето на доклади има разнообразна насоченост свързана както с разрешаване на проблеми на организацията, така и изготвяне на доклади, касаещи специфични проблеми на отделни сектори в държавното управление.

Във втория случай, това са например докладите за изготвяне оценка на въздействието, междинни технически доклади, финансови доклади, годишния доклад за състоянието на администрацията и др. В посочените по-горе случаи докладите се изготвят съобразно разписани ясни правила, изготвят се от ръководител и експертен екип, достъпни са за обществеността, предвид обществено значимите проблеми, които анализират и предложенията и мерките, които препоръчват да бъдат предприети.

В общия случай, изготвянето на доклад, като елемент от работата на служителите в публичния сектор се основава на определени правила.

Целите, които се поставят с изготвянето на доклада, са свързани с анализиране на конкретен проблем, пред който е изправена организацията, и търсене на механизъм за неговото разрешаване.

Докладът трябва да е написан в логична последователност, да има практична насоченост, да е убедителен, да бъде стегнато написан.

При изготвянето му е нужно да се имат предвид три основни правила:


  1. добра структура;

  2. използване на ясна лексика при съставяне на съдържателната част;

  3. добро представяне на доклада.

Добрата структура на доклада се основава на разработените в него увод, изложение и заключение. Ако докладът е дълъг и сложен, е необходимо да има обобщения на изводите и препоръките. Докладът може да съдържа и различни по вид приложения.



Уводната част – обяснява защо и кое е провокирало написването на доклада, какви цели си поставя, посочват се източниците на информация. Ако в него има отделни раздели, трябва да има пояснения за отделните части и тяхното подреждане.

Изложението – представя събраните доказателства и техния анализ.

Анализът трябва да е така изготвен, че логически да води към изводите и препоръките в заключението. Честа слабост при изготвянето на тази част от доклада е липсата на обвързаност между използваните факти, изводи и препоръки.



Заключението – включва не само препоръките, а и аргументите за това как всяка една от тях ще помогне за решаване на проблема. Посочва се ползата и ефекта от изпълнението на всяка една от препоръките и съответните разходи за нейното осъществяване. В заключението е необходимо да се уточни начинът на действие за изпълнение на препоръките, например, съставяне на работна програма и конкретни срокове и отговорници, създаване на работна група и др.

В заключението, обобщаването на всичко представено в доклада е обособено в самостоятелна част, чиято цел е да обобщи фактите, анализа и препоръките. Така, четящият текста има възможност да насочи вниманието си само върху основните моменти.


Използване на ясна лексика за изразяване на съдържанието.

За да бъде лесно възприеман текста на доклада е необходимо:



  1. използването на толкова думи, колкото е нужно, многословието размива смисъла, изморява читателя и го разсейва. Неуместно е използването на дълги изречения, сложни прилагателни и наречия;

  2. използването на познати думи, вместо рядко използвани или чуждици;

  3. използването на думи с точно и конкретно значение, вместо абстрактни изрази.

Добро представяне на доклада.

За да се постигне доба структура на доклада е нужно да се следи за ясната и точна аргументация. Отделните абзаци трябва да бъдат кратки и да са посветени на една тема, да се използват заглавия и подзаглавия за лесна връзка с останалите части от доклада.


    1. 3 Изготвяне на докладна записка

Докладната записка е справочно-информационен документ, изготвен от длъжностно лице до ръководителя на ведомството, организацията.

Явява се носител на информация по определен проблем или възложена задача от организационен характер, свързан с общото управление на административната структура по отношение на дейности свързани с човешките ресурси, стопанската дейност, финансите, организационното развитие и др.

Структурирането на този вид документ е в следната последователност: констативна част, съпътствана от изводи и предложения.

Характерен за този вид документ е краткият и стегнат вид на изложението/констатациите по поставените проблеми и направените от автора на документа предложения за тяхното разрешаване.

Текстът на докладната записка е ясен и конкретен, без излишна обстоятелственост. Изготвя се в обем не повече от 2 страници.


1.1.4 Изготвяне на заповед
Заповедта е организационно-разпоредителен документ съставен от две части:

  1. нормативно основание за издаване;

  2. разпоредителна част, съдържаща задължителни за изпълнение разпореждания на ръководителя на административната структура.

Заповедите регламентират дейности, свързани с приемане на решения/разпореждания на административните органи по отношение на:



  1. извършване на структурни промени,

  2. определяне състава на работни групи, съвети и комисии,

  3. командироване на служители в страната и чужбина,

  4. финансови и стопански въпроси,

  5. човешките ресурси и др.

Уточняването на нормативното основание при съставянето на заповедта е важно условие при подготовката й, преди да бъде подписана и регистрирана. Заповедта може да се позовава на закони приети от Народното събрание или актове на Министерския съвет, на вътрешни документи на ведомството.

Разпоредителната част на заповедта включва формулировка в повелително наклонение: определям, утвърждавам, нареждам, разрешавам, командировам и др.

Следва текста на заповедта, съставен съобразно необходимостта от изпълнение на конкретни действия. Определя се срока за тяхното изпълнение и механизма на докладване на изпълнението – изготвяне на доклад, протокол за извършена работа и др.

Определя се длъжностното лице, което ще осъществява контрол по изпълнение на заповедта.

Накрая, в текста на заповедта се предвижда механизъм за уведомяване на заинтересованите лица.
1.1.5 Изготвяне на протокол
Протоколът е вид документ, който се изготвя в резултат от проведени заседания на работни групи, съвети, дирекционни съвети, комисии, срещи и др. и е елемент от работата на ведомството по изпълнение на конкретни задачи или регулярни дейности.

Задължителни елементи, които присъстват при изготвяне на протокола, са:



  1. наименование на организацията/институцията,

  2. реквизит „Утвърждавам”,

  3. наименование на документа: „Протокол”,

  4. № на протокола,

  5. дата на протокола,

  6. наименование на колегиума/съвета, работната група, който/която заседава,

  7. дата на провеждане на заседанието,

  8. списък на присъстващите на заседанието,

  9. дневен ред,

  10. дебати по дневния ред – докладващи лица, изказвания, обсъждания, предложения, въпроси,

  11. решения по дневния ред,

  12. подпис на председателстващия и присъствалите на заседанието,

  13. име и подпис на протоколиращия.

В зависимост от степента на отразяване на изказванията протоколите могат да са кратки и пълни протоколи.

В кратките протоколи се представя дневния ред, взетите по него решения, лицата отговорни за тяхното изпълнение и срока на изпълнението им. В тези протоколи може да се представят имената и резюмета на изказалите се по отделните въпроси, могат да се представят резюмета на доклади, могат и да се представят в пълен вид отделни важни изказвания и направени предложения.

Практиката налага и използването на още по-кратки протоколи. В тях се записват само обсъжданите въпроси, взетите решения, срока и отговорниците за изпълнението им.

Пълните протоколи съдържат без съкращения докладите, изказванията, проекторешенията и предложенията за изменения и допълнения в тях, окончателните решения, сроковете и отговорниците за тяхното изпълнение, поставените въпроси и дадените отговори, отразяват се настроенията и атмосферата в залата, където се провежда заседанието.



  1. Сподели с приятели:
  1   2   3


©zdrasti.info 2017
отнасят до администрацията

    Начална страница